アポイント日程調整メールの正解｜失礼なく返信率を上げるテンプレ＆NG例（ツール活用で確定まで最短化）
- REVOLVER合同会社
- 10月1日
- 読了時間: 6分
1. はじめに
「返信がこない」「やり取りが長引く」——多くのBtoB営業で最初のボトルネックは日程調整メールです。
本記事では、返信率・確定率が上がる書き方の型、そのまま使えるテンプレ6種、やりがちNG→改善案をコンパクトに整理。最後にTimeRex／eeasyなどの日程調整ツールを感じよく併用するコツまで解説します。
2. なぜ“日程調整メール”で結果が変わるのか
商談の価値が伝わる前に「面倒そう」と思われると、返信が遅延・消失します。
目的・所要・手段が冒頭で明確で、候補提示が親切だと、相手は3秒で判断できます。
メール設計は商談化率＝（接続→アポ→実施）の最初の係数。ここを整えると全体の歩留まりが上がります。
3. 基本原則：結論先出し／候補3つ＋期間レンジ／スマホ1画面
結論先出し：冒頭2行で「何の目的で」「何分」「オンラインor対面」。
候補3つ＋期間レンジ：10:00／13:30／16:00＋「MM/DD〜MM/DDの10:00–17:00でも可」。
スマホ1画面：3〜5行＋箇条書き中心。読む負担を最小化。
4. 件名テンプレ（状況別）
初回依頼：【日程調整のお願い】〔貴社名〕×〔自社名〕／30分オンライン
再送：【再送】日程調整のお願い（30分／オンライン）
仮押さえ提案：【軽いリマインド】日程の仮押さえご提案（30分）
確定：【日程確定】〔MM/DD 10:00／オンライン〕ありがとうございます
リスケ：【お詫びと再調整のお願い】本日の打合せにつき
「【】＋用件＋所要時間」の型で、通知だけでも意図が伝わる件名に。
5. ケース別テンプレ（そのまま使える6パターン）
5-1. 初回の候補日をこちらから提示（最頻出）
件名：【日程調整のお願い】〔貴社名〕×〔自社名〕／30分オンライン
〔相手名〕様
お世話になっております。〔自社名＝REVOLVER合同会社〕の〔氏名・役職〕です。
先日の〔関心テーマ〕について、30分オンラインで概要と概算をご共有させてください。
＜候補（各30分）＞
・〔MM/DD（曜）10:00〕
・〔MM/DD（曜）13:30〕
・〔MM/DD（曜）16:00〕
※難しければ〔MM/DD〜MM/DD〕の〔10:00〜17:00〕でご都合の良い時間帯をご教示ください。
※対面をご希望の場合は〔訪問可能エリア〕で調整可能です。
アジェンダ（例）：
1）現状の課題ヒアリング 2）概算・進め方のご提案 3）次ステップの合意
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
――――――――
REVOLVER合同会社／〔氏名・役職〕
TEL：〔 〕 Mail：〔 〕
5-2. 相手が候補を提示 → “選んで確定”
件名：【日程確定の御礼】〔MM/DD（曜）10:00／オンライン〕
〔相手名〕様
候補日のご提示ありがとうございます。
〔MM/DD（曜）10:00〜10:30／オンライン〕で確定お願いいたします。
会議URLは前日までにお送りします。よろしくお願いいたします。
5-3. 前日／当日のリスケ（代替案は“即”2〜4本）
件名：【お詫びと再調整のお願い】〔MM/DD 10:00〕の件
〔相手名〕様
直前のご連絡失礼いたします。本日〔MM/DD 10:00〕の打合せですが、
〔理由（要点のみ）〕により再調整をお願いできますでしょうか。
＜すぐに提示できる代替案（各30分）＞
・本日〔13:00／16:30〕
・明日〔10:00／14:00〕
ご迷惑をおかけし申し訳ありません。最優先で調整します。
5-4. 社内調整で止まっている → “優しく前進”
件名：【リマインド】一旦の仮押さえご提案（30分）
〔相手名〕様
日程調整の件、社内ご調整中とのこと承知しました。
差し支えなければ「仮押さえ」として〔MM/DD（曜）10:00〕はいかがでしょうか（30分／オンライン）。
前日まで自由に変更いただけます。アジェンダは柔軟に組み替えます。
5-5. 予約URL（TimeRex／eeasy）＋メール返信の“二択”で
件名：【日程調整】予約URL／メール返信どちらでも（30分）
〔相手名〕様
REVOLVER合同会社の〔氏名〕です。初回は30分オンラインでお願いできれば幸いです。
▼予約URL（空き時間からお選びください）
〔TimeRex or eeasy の予約URL〕
※URLが使いづらい場合は、以下の候補のいずれかをご返信ください。
・〔MM/DD（曜）10:00〕
・〔MM/DD（曜）13:30〕
・〔MM/DD（曜）16:00〕
よろしくお願いいたします。
――――
REVOLVER合同会社／〔氏名・役職〕
5-6. 確定後の“前日確認”テンプレ
件名：【前日確認】明日〔MM/DD 10:00／オンライン〕の件
〔相手名〕様
明日の〔MM/DD 10:00〜10:30〕、予定どおりで承知しました。
当日のURL：〔会議リンク〕
アジェンダ：①〜③
変更あればお知らせください。よろしくお願いいたします。
6. よくあるNGと改善案（一覧表）
よくあるNG | なぜ良くない | 改善の型 |
候補が1つだけ | 不成立時の往復が発生 | 3候補＋“期間レンジ”を同時提示 |
前置きが長文 | スマホで読みづらい | 冒頭2行で結論（目的／30分／手段） |
予約URLを“強制” | 先方の都合を無視 | 予約URL＋メール返信の“二択” |
署名が簡素 | 連絡手段が不足 | 社名（REVOLVER合同会社）・役職・TELを明記 |
CC過多／宛先不適切 | 誰も意思決定しない | To＝決裁/実務、CC＝最小限 |
アジェンダ無し | 打合せ価値が曖昧 | 箇条書き3点で期待値合わせ |
7. 運用のコツ：返信率・確定率を底上げする小ワザ
送信タイミング：平日9:30–10:30／13:30–15:30が安定。
所要時間は30分を基本（意思決定負担を下げる）。
「なぜ今」トリガーを一言（展示会拝見、ニュース拝見など）。
確定＝即カレンダー招待（タイトル・URL・アジェンダ・添付）。
前回会話の要点1行を冒頭に添付（背景共有で往復削減）。
8. ツール併用で往復ゼロに近づける（TimeRex／eeasy）
ねらい：空き時間の自動抽出／ダブルブッキング防止／会議URL自動発行／自動リマインドにより、確定までの時間と手間を大幅短縮。
有効な場面：初回商談を“最短で決めたい”／同席者が多い／No-Showを減らしたい。
導入チェックリスト
Googleカレンダー連携
会議URLの自動発行（Zoom／Google Meet 等）
受付時間＆前後バッファ（10–15分）
直前予約の可否（例：2時間前まで）
会議タイプ別の所要時間（初回30分／2回目45分）
事前質問（目的・参加人数・期待事項は最小限）
リマインド（前日・当日朝）
個人情報の取り扱い（自社ポリシーとの整合）
マナーの肝：予約URLの**“押し付け”はNG**。本文にURL＋メール返信の二択を必ず併記し、相手の主導権を尊重しましょう。
9. まとめ＆送信前チェックリスト
要点
冒頭2行で要点（目的／30分／手段）。
3候補＋期間レンジで往復削減。
URLは併用、ただし二択で感じよく。
確定＝即カレンダー招待が基本運用。
チェックリスト（3秒）
目的・所要・手段を冒頭に明記
3候補＋期間レンジ or 予約URL＋メール返信の二択
アジェンダ3点を記載
署名にREVOLVER合同会社・役職・TEL
カレンダー招待を即送付できる状態
10. 関連コラム
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11. まずはご相談ください
日程調整のちょっとした工夫で、返信率や確定率は大きく変わります。
しかし「自社にとってどの型が最適か？」「ツール導入は必要か？」は、商材や営業フローによっても異なります。
REVOLVER合同会社では、初回無料相談にて御社の営業スタイルを伺い、日程調整を含むアポイント設計の改善点をご提案しています。
・メール文面の型の最適化
・日程調整カレンダーの導入支援（TimeRex／eeasy 等）
・アポイント率を高めるKPI設計
といった実務的なアドバイスも可能です。
「商談数をもっと増やしたい」「日程調整での離脱を減らしたい」とお考えでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。
